Применение принципов бережливого производства для улучшения процессов документооборота

Скачать в pdf-формате

Опубликовано в Статьи по бережливому производству

Во многих организациях присутствует проблема излишней отчетности и неупорядоченности документов, некоторые документы не имеют ценности.

Так как документооборот является важнейшим процессом любой организации, а потери при таком масштабном процессе ощутимы, проблема является актуальной.

Решить эту проблему возможно при помощи применения принципов бережливого производства при организации документооборота, что позволит ускорить процесс документирования, оптимизировать процесс управления документооборотом и сократить потери.

Бережливое производство - направление менеджмента, обеспечивающее конкурентоспособность предприятия за счет выпуска продукции (оказания услуг) в количестве необходимом заказчику, с высоким качеством, минимальными затратами ресурсов и низкой себестоимостью. [1].

Таблица 1 - План по внедрению принципов бережливого производства для процесса создания и управления нормативной документацией в ОСС и СМК

п/п

Этап

Работы, выполняемые на данном этапе

Ответственный

Срок

Пол гот овит ел ьные работы

1

Вовлечения

руководства

Обеспечение поддержки проекта руководством, предоставление ресурсов

Лидер проекта

3 дня

2

Определение целевой зоны

Выбор процесса дтя внедрения принципов бережливого производства

Менеджеры

проекта

3 дня

3

Формирование

команды

Создание межфункциональной команды для внедрения проекта

Лидер проекта

3 дня

Сканирование процесса. Определение ценности

4

Определение

ценности

Определение ценности процесса для потребителей (друтих отделов)

Команда

внедрения

14 дней

5

Документирование текущих условий

Документирование состояния процесса документооборота на текущий момент для отслеживания изменений

Член команды внедрения

7 дней

б

Создание

информационного

стенда

Предоставление наглядной информации о начале проекта, полученных на данный момент результатах

Команда

внедрения

7 дней

Оптимизация процесса, удаление ненужного

7

Определение критериев для оптимизации процесса

Определение руководящих указаний и стандартов, по которым будет проводиться оптимизация процесса

Команда

внедрения

7 дней

8

Выполнение

оптимизации

процесса

Формирование оптимального потока процесса, удаление работ не несущих ценности

Команда

внедрения

21 день

Рациональное расположение

9

Разработка плана рационального расположения документов

Выбор стратегий рационального расположения документов

Команда

внедрения

1 день

10

Рациональное

расположение

документов

Обеспечение нахождения всех нужных документов в оптимальных для них местах

Команда

внедрения

14 дней

Стандартизация и обмен информацией

11

Разработка и внедрение стандартов для идеального состояния процесса

Определение идеального состояния процесса и приведение процесса к этому состоянию

Команда

внедрения

30 дней

12

Внедрение визуального управление в местах хранения документов

Создание для мест хранения документов визуального языка (применение принципов 5 S)

Команда

внедрения

30 дней

Поддержание достигнутого и совершенствование

13

Организация

всеобщего

обучения

Обеспечение всех работников знаниями, навыками и правильным подходом для успешного внедрения принципов бережливого производства при организации процессов документооборота

Назначенная для этих целей команда по обучению

Постоянно

В данной статье на примере процесса по созданию и управлению нормативной документацией в отделе стандартизации, сертификации и СМК ПАО «Пигмент» (далее - ОСС и СМК) показан порядок действий для применения принципов бережливого производства при организации документооборота отдела.

За основу при составлении плана взяты принципы внедрения системы 5 S в офисе, предложенные автором. [2].

План включает пять основных этапов:

  1. сканирование процесса и определение ценности;
  2. оптимизация процесса и удаление ненужного;
  3. рациональное расположение;
  4. стандартизация и обмен информацией;
  5. поддержание достигнутого и совершенствование.

В таблице 1 приведены этапы работ по внедрению принципов бережливого производства для процесса создания и управления нормативной документацией в ОСС и СМК.

Таким образом, принципы бережливого производства могут быть применены для оптимизации любого процесса, в том числе процесса документооборота. Внедрение принципов бережливого производства позволит снизить количество материальных и временных потерь в процессе документооборота.

Литература и примечания:

  1. Вялов, А. В. Бережливое производство: учеб. пособие/ А. В. Вялов. - Комсомольск-на-Амуре: ФГБОУ ВПО «КнАГТУ», 2014 - 100 с.
  2. Фабрицио, Т. 5 S для офиса: Как организовать эффективное рабочее место/ Томас Фабрицио, Дон Тэппинг; Пер. с анг. - М. Альпина Паблишерз: Институт комплексных стратегических исследований, 2010. - 259 с.

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить