Внедрение инструментов бережливого производства в медицинских учреждениях

В настоящее время для повышения качества оказания медицинских услуг ставятся следующие задачи: повышение удовлетворенности пациентов и доступности оказываемых услуг; повышение эффективности и минимизация существующих финансовых, временных и других потерь; совершенствование организации рабочих мест для обеспечения безопасности и комфортности работы сотрудников.

В настоящее время одним из актуальных направлений решения возникших проблем является внедрение методов бережливого производства в сфере оказания медицинских услуг.

Бережливое производство (lean production) - это такой подход к управлению медицинской организацией, при котором повышение качества оказания услуг основывается на сокращении потерь [1, с.56]. Другими словами, основная цель при оказании медицинских услуг - это минимизация всех видов потерь, которые не добавляют ценности для пациента.

Принципы бережливого производства в системе здравоохранения можно сформулировать следующим образом:

• определить, что создает ценность для медицинской услуги с точки зрения пациента;
• определить все необходимые действия в цепочке оказания услуг и устранить потери;
• перестроить действия в цепочке таким образом, чтобы они представляли собой поток работ без ожиданий, простоев, потерь между ними;
• оказывать только те медицинские услуги и в таком количестве, которое необходимо пациенту;
• постоянно стремиться к совершенству за счет сокращения ненужных действий, как пациента, так и медицинского персонала.

Среди основных потерь, с которыми сталкиваются в медицинских учреждениях можно выделить следующие:

• нестандартизированность рабочих мест медицинских сотрудников;
• лишние перемещения пациентов и медперсонала;
• ожидания в очереди пациентами;
• неравномерная загрузка медицинского персонала.

Таким образом, бережливое производство в сфере медицины представляет собой: систему, основанную на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь при оказании медицинских услуг; предусматривает ориентацию на пациентов и совершенствование качества оказания медицинских услуг. Поэтому внедрение технологий бережливого офиса невозможно организовать без вовлечения в управленческий процесс каждого сотрудника [2, с.43].

Выделим основные этапы внедрения методов бережливого производства в медицинских учреждениях [3].

1. Определяются приоритетные направления совершенствования путем открытого обсуждения медицинским персоналом на собрании, анкетирования или опроса пациентов и сотрудников.
2. Организация работ по проекту внедрения методов бережливого производства, заключающаяся в формировании положительного отношения к нему у всего персонала.
3. Создание рабочей группы для реализации проекта.
4. Разработка и утверждение необходимой документации для осуществления проекта.
5. Визуализация потоков создания ценностей по каждому направлению на базе существующей ситуации для наглядного изображения схем всех взаимосвязей в процессах.
6. Проведение хронометража по каждому потоку создания ценностей.
7. Выявление проблемных зон и основных типов потерь в визуализированных потоках создания ценностей.
8. Разработка мероприятий по корректировке проблемных зон и минимизации потерь при оказании медицинских услуг с оценкой их стоимости и ожидаемых результатов.
9. Реализация разработанных мероприятий.

Рассмотрим направления внедрения инструментов бережливого производства при оказании медицинских услуг [3]:

1. организация рабочего места по технологии 5С;
2. стандартизация работы медицинского персонала;
3. выравнивание загрузки врачей и среднего медперсонала;
4. оптимизация потоков пациентов;
5. создание открытой регистратуры;
6. внедрение электронного документооборота.

Рассмотрим перечисленные инструменты более подробно.

Технология 5С предлагает повышение эффективности рабочих мест медицинских сотрудников с помощью сортировки, соблюдения порядка, содержания в чистоте, стандартизации и совершенствования. Рассмотрим перечисленные аспекты более подробно.

Целью «1С - Сортировки» является избавление от ненужных предметов, т.е. остаются только те, которые применяются в рабочем процессе. Это создает предпосылки для организации наглядного и эффективного рабочего процесса: на рабочем месте находятся только те предметы, которые требуются для выполнения текущей деятельности [4, с. 135]. Поэтому все рабочие предметы необходимо рассортировать по частоте использования:

• удаляются те предметы, которые давно не применяются или неисправны;
• хранятся вне рабочей зоны те предметы, которые используются 1 раз в 3-12 месяцев;
• хранятся в пределах рабочей зоны те предметы, которые используются 1 раз в 23 месяца или более 1 раза в месяц;
• хранятся в рабочей зоне те предметы, которые используются ежедневно или 1 раз в неделю;
• хранятся в специально отведенном месте под названием «Зона карантина» те предметы, которые ожидают принятия решения по целесообразности дальнейшего применения в рабочем процессе;
• личные вещи хранятся в специально отведенном месте, отдельно от рабочих предметов.

Целью «2С - Соблюдение порядка» является осуществление рационального размещения, обеспечения надежного и безопасного доступа к предметам, исключение их загрязнения, повреждения, длительного поиска. Для этого необходимо соблюдать критерии рационального размещения: определить места хранения, способы и правила размещения. Кроме этого, необходимым является:

• упорядочение и систематизация файлов на персональных компьютерах, в сетевых каталогах, локальной сети;
• хранение рабочей документации организовано, упорядочено;
• информация (графики, памятки) размещаются на информационных стендах.

Планировка помещения подобным образом позволяет обеспечить безопасность и удобство выполнения работ, перемещения и уборки.

Цель «3С - Содержание в чистоте» заключается в содержании рабочего места, помещения, оборудования и территории в чистоте и исправности. Вырабатываются и поддерживаются меры по уборке рабочего места, оборудования, труднодоступных мест в помещении определенное количество времени в конце смены, дня, недели. Содержимое шкафов, тумб соответствует маркировке.

Целью «4С - Стандартизация» является фиксация достижений предыдущих трех шагов системы 5С, установление правил, предотвращающих откат назад, создание базы для новых улучшений. На данном этапе, как правило, разрабатываются стандарты и графики уборки, закрепляется ответственный за соблюдение порядка. На каждом рабочем месте разработаны и размещены стандарты рабочего места. Кроме этого, необходимым является выбор применяемых методов визуального контроля:

• цветовой маркировки уровня запасов;
• визуализация контроля нормального состояния (индикаторы положений, уровня и т.д.);
• информационные стенды;
• графики (отпусков, уборки) и т.п.

Основные требования ко всем методам стандартизации: хорошая видимость на расстоянии; расположение в месте выполнения соответствующих работ; понятность и простота в использовании; исключение риска возникновения ошибок, нарушения правил безопасности; улучшение рабочего процесса.

Целью «5С - Совершенствование» является применение принципов 5С на уровне самодисциплины, непрерывная проверка соблюдения стандартов, обучение персонала, улучшение разработанных стандартов.

Стандартизация работы медицинского персонала обеспечивает упрощение функций, создает базу для обучения молодых кадров и проведения аудита, предотвращает возникновение ошибок при оказании услуг. Создание стандарта предполагает: наличие документа, четкой визуализации в виде схем и рисунков, простоту в понимании, включение только имеющихся материалов и инструментов, наличие проверки и одобрения, а также соответствие требованиям безопасности и качества.

Выравнивание загрузки врачей и среднего медперсонала предполагает проведение анализа структуры затрат времени с выявлением того сколько занимают медицинские и немедицинские операции. Загрузку врача возможно снизить за счет передачи части выполняемых операций среднему медицинскому персоналу. А немедицинские операции выполняемые средним медперсоналом возможно передать операторам.

Оптимизация потоков подразумевает проведение анализа времени, затрачиваемого на перемещения внутри медицинского учреждения пациентов, выявление проблемных зон и минимизация временных затрат.

Создание открытой регистратуры предполагает установку киоска саморегистрации со сканером паспорта и полиса. В этом случае пациенту будет необходимо приложить только паспорт и полис для регистрации в медицинском учреждении. Положительном моментом такого устройства будет организация электронных очередей.

Организация электронного документооборота подразумевает снижение бумажного документооборота путем внедрения электронных медицинских карт пациентов.

При внедрении методов бережливого производства в медицинских учреждениях могут быть получены следующие положительные эффекты:

• снижение времени ожидания пациентом получения медицинских услуг;
• более равномерное сбалансированное распределение обязанностей между сотрудниками и внутри структурных подразделений;
• совершенствование информационной системы за счет устранения дублирования ввода информации;
• повышение эффективности использования площадей и помещений медицинского учреждения;
• минимизация всех видов потерь в процессах, таких как ожидание, лишние перемещения пациентов и медицинского персонала, временные затраты на формирование лишней документации);
• повышение удовлетворенности пациентов качеством и сроками получения медицинских услуг.

Список литературы

1. Вялов А.В. Бережливое производство: учеб. пособие / А.В. Вялов - Комсомольск-на-Амуре: ФГБОУ ВПО «КнАГТУ», 2014. - 100 с.
2. Закирова А.Р. Управление процессами / А.Р. Закирова. - Казань: Казан. ун-т, 2015. - 86 с.
3. Материалы Федерального медико-биологического агентства. Сайт «ФМБА-России» [Электронный ресурс]. URL: http://fmbaros.ru (дата обращения: 20.06.19).
4. Теппинг Д., Шукер Т. Бережливый офис. Управление потоками создания ценности. -М.: РИА «Стандарты и качество», 2009. - 208 с.